INFO
General Data Protection Regulation, GDPR.
Seura ei ota vastaan paperisia ilmoittautumisia, tietoja harjoittelijoista tai heidän henkilötietoja perinteisin paperille kirjoitetuin menetelmin. Seura ottaa vastaan ainoastaan kurssivaraukset ja ilmoittautumiset joko sähköpostiin tai sivujen kautta kaavakkeella. Näitä tietoja ei tallenneta sellaisenaan eikä hyödynnetä markkinointitarkoituksiin. Kun jäsen on aloittanut toiminnan seurassa hänet opastetaan käyttämään seurassa käytössä olevaa sähköistä seurantapalvelua harjoittelijoiden aktiivisuuteen. Jäsen itse ylläpitää ja päivittää tietonsa palveluntarjoajan järjestelmään. Mikäli palvelu ei ole käytössä on jäsenen itse huolehdittava harjoitusseurannasta omiin muistiinpanoihinsa tai harjoituskalenteriin jonka kuittaa opettaja.
Tietosuojaseloste (kopioitu palveluntarjoajan sivuilta)
KORYU JISSEN BUJITSU RY
1.Yleistä
Trainingtracker.fi -sivusto on verkkopalvelu, joka auttaa kuntia, urheiluseuroja, aattellisia yhdistyksiä ja yrityksiä ylläpitämään urheiluseurojen jäsen- ja harjoittelurekisteriä sekä tiedottamaan harjoituksiin liittyvistä asioista.
Tässä asiakirjassa kuvataan henkilötietojen käsittely Koryu Jissen Bujitsu ry toimintaan osallistumisesta. Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvontaviranomaiselle.
2.Rekisterin pitäjä ja yhteystiedot:
Nimi: Koryu Jissen Bujitsu ry
Yhteyshenkilöt: Henna Saari
Sähköposti: info@kjb-joensuu.com
Puhelin: +358 45 170 1554
Y-Tunnus: 2939806-7
Tämän sähköpostiosoitteen kautta käsitellään tietosuojaan liittyviä asioita. Kaikkiin muihin asioihin, ole hyvä ja tarkista oikeat yhteystiedot www.kjb-joensuu.com
3.Kenen tietoja käsittely koskee?
Rekisteröityjä ovat yhdistyksen / seuran jäsenet (harjoittelijat) sekä henkilöt jotka ovat ilmoittautuneet tai rekisteröineet tietonsa kursseille, harjoituksiin tai vastaaviin Koryu Jissen Bujitsu ry (myöhemmin seura) seuran järjestämiin tapahtumiin.
4.Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että oikeutettuihin etuihin perustuva käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.
| Rekisteröidyn henkilötietoryhmät | Tietoryhmän käsittelyn tarkoitus | Käsittelyperuste |
|---|---|---|
| Henkilön perustiedot ja täydentävät tiedot tapahtumien ja kurssien mukaisesti | Rekisteröitymisvaiheessa ja ilmoittautumisissa käsitellään sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä harjoittelijan soveltuvuutta järjestettävään tapahtumaan tai tilaisuuteen tai harjoitukseen. Tietoja käytetään myös viestintä ja tiedotustarkoitukseen sekä laskutukseen. | Rekisteröidyn suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu tarvittavaan seurantaan osallistumisista kursseille tai tilaisuuksiin tai järjestettäviin tapahtumiin. Rekisteritietojen oikeellisuus laskutukseen ja viestintään rekisteröidylle. |
Rekisterinpitäjä ei suorita automaattista päätöksentekoa eikä profilointia. Alle 18 vuotta vanhan henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen täydentäminen hoidetaan alaikäisen henkilön huoltajan toimesta.
5.Mitä tietoja käsitellään?
Kurssientiedot, harjoitusryhmät, harjoitusten tiedot
| Henkilötietoryhmä | Tietosisältö |
|---|---|
| Perustiedot (kaikki ikäryhmät) | Etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, salasana, profiilikuva. |
| Muut osallistujan / harjoittelijan antamat lisätiedot / huoltajan antamat lisätiedot | Mahdolliset sairaudet tai aikaisemmat loukkaantumiset jotka voivat vaikuttaa osallistumisiin tai niistä voi olla apuja esimerkiksi esiapuhenkilöille tai vastaaville vahinkojen sattuessa. |
| Huoltajan perustiedot (alaikäisen huoltaja) | Etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, salasana, profiilikuva. |
| Roolit | Harjoittelija, valmentaja, ylläpitäjä |
| Kurssin kesto, Kurssien harjoitusosoite, Kurssien lisätiedot, Kurssinhinta, | Kursseilta kerätään tietoja rooleista ja osallistumiskerroista |
| Harjoitusryhmän nimi, Harjoitusryhmän käyttäjät, Harjoitusryhmän valmentaja, Harjoitusryhmän harjoitukset, | Harjoitusryhmistä kerätään tietoa rooleista ja osallistumiskerroista |
| Harjoituksen päivämäärä ja aika, Harjoitukseen osallistuva harjoittelija, Harjoituksen valmentaja, | Harjoitukset ovat kurssien tai harjoitusryhmien alla olevia harjoituskertoja joista kerätään tiedot osallistujista ja heidän rooleistaan harjoituksiin |
6.Miten henkilötiedot kerätään?
Rekisteröidystä käsitellään rekisteröidyn itsensä antamia tietoja. Tiedot kerätään trainingtracker.fi -sivuston verkkopalvelun kautta, jossa urheiluseura, aatteellinen yhdistys tai yritys on luonut oman palvelusivun ylläpitää urheiluseurojen jäsen- ja harjoittelurekisteriä sekä tiedottamaan harjoituksiin liittyvistä asioista. Yrityksen tietojenhallinnointi tehdään yrityksen nimetyn yhteyshenkilön toimesta. Harjoittelija tai osallistuja itse täyttää, muuttaa tai voi poistaa omalla tunnuksellaan haluamansa henkilötiedot jotka tulevat kyseiselle seuralle, yhdistykselle tai yritykselle näkyviin mihin hän kulloinkin on liittynyt. Jos tietoja on kerätty muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, seura ilmoittaa saamistaan tiedoista ennen kuin niitä käytetään rekisteröityä koskevassa päätöksenteossa.
7.Minkälaisille vastaanottajille tietoja luovutetaan?
Henkilötietoja käsittelee Koryu Jissen Bujitsu ry seuran vastaavat henkilöt ja erikseen määritellyt valmentajat.
| Vastaanottaja | Luovutuksen tarkoitus | Luovutuksen peruste |
|---|---|---|
| Kaupunki ja kunnat | Osallistujamäärien seuranta | Jotkin yhdistykset ja kunnat voivat vaatia seuroilta tai yhdistyksiltä raportointeja osallistujamääristä tai osallistumisista tapahtumiin tukien tai tilojen käyttöhakemuksien tai vastaavien liitteeksi. Ilmoitusvelvollisuus. |
| Lajiliitot | Osallistujamäärien seuranta | Sukupuolijakauma ja ikäjakauma tilastotarkastelu lajiliittojen vuosiraportteihin. Ilmoitusvelvollisuus lajiliittojen toimintoihin. |
| Koulutusorganisaatiot | Osallistujamäärien seuranta tai henkilön kokemuksen tarkastus. | Rekisteröidyn suostumus, lakisääteinen velvoite tai oikeus |
| Huoltajat | Tiedot välittyvät alaikäisestä henkilöstä huoltajalle tarkastusta ja oikeellisuutta vasten | Huoltajan suostumus alaikäisen henkilön henkilötietojen käsittelystä. |
8.Käsitelläänkö henkilötietoja EU:n ulkopuolella?
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9.Mitkä ovat henkilötietojen säilytysajat?
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Jäsenrekisteri alaikäisten osalta Jäsenrekisteristä poistetaan vuosittain jäsenet, jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksua kyseessä olevalle kaudelle kuitenkin viimeistään 12 kuukauden kuluttua siitä kun edellinen kausi on päättynyt. Jäsenen tulee hyväksyä ehdot uudelleen kun hän täyttää 18 vuotta.
| Hakemukset | Säilytysajat |
|---|---|
| Jäsenrekisteri | Jäsenrekisteristä poistetaan vuosittain jäsenet, jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksua kyseessä olevalle kaudelle kuitenkin viimeistään 12 kuukauden kuluttua siitä kun edellinen kausi on päättynyt. |
| Kursseille tai harjoituksiin osallistuminen | Säilytysaika on 36kk ja siitä vanhemmat tiedot poistetaan automaattisesti. |
10.Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.
Tietojen oikaiseminen ja poistaminen
Rekisteröity voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen täydellistä poistoa jäsenyyden päätyttyä. Rekisteröity huoltaja voi muokata ja/tai poistaa alaikäisen rekisteröidyn tietoja. Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen, niin rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Ennen suostumuksen antamista saat ohjeistuksen suostumuksen peruuttamisesta tai tarvittaessa voit peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla tästä osoitteeseen info@kjb-joensuu.com
11.Miten rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan?
Kaikissa henkilötietojesi käsittelyasioissa voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään. Nämä pyynnöt tulee toimittaa yllämainittuun rekisterinpitäjän yhteysosoitteeseen. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilötietojen käsittely ei ole lainmukaista.
12.Miten rekisteri on suojattu?
Käsittelemme henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja sillä käsiteltävät tiedot on suojattu palveluntarjoajan toimesta teknisillä suojausmenetelmillä. Kaikki rekisterin tiedot on tallennettu järjestelmiin, jotka ovat huolellisesti ylläpidettyjä ja suojattuja niin verkon osalta kuin fyysisesti. Kaikki tietoliikenne on ssl-salattua. Muihin kuin julkisiin tietoihin pääsevät vain järjestelmän ylläpitoon kuuluvat nimetyt henkilöt. Seurojen tai yhdistyksien tai yrityksien henkilökunta ei näe tietojärjestelmässä toisten seurojen syöttämiä ei-julkisia tietoja. Ei-julkisten tietojen tarkastelu vaatii käyttäjätunnuksella ja salasanalla kirjautumisen. Rekisteriaineistoon pääsy sekä järjestelmiin tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus vain ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Koryu Jissen Bujitsu-seuran hallinto ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
13.Muutokset tietosuojaselosteeseen
Muutamme ja päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Informoimme muutoksista automaattisesti jokaisen henkilökohtaiseen sähköpostiin. Tietosuojaselosteen laatimispäivämäärä: 8/25/18.